Recherche au CISSS de la Montérégie-Ouest

Pour réaliser un projet de recherche au CISSS de la Montérégie-Ouest, le chercheur a la responsabilité de présenter son projet au Guichet unique de la recherche pour évaluation et autorisation du projet par l’établissement.

Documentation à fournir lors de l’évaluation de la convenance institutionnelle

Pour pouvoir réaliser l’examen de la convenance du projet de recherche entre les murs ou sous les auspices du CISSS de la Montérégie-Ouest, le chercheur devra fournir les documents suivants au Guichet unique de la recherche :

• protocole de recherche (dans sa version en vigueur);
• certificat éthique, délivré par un des CER du RSSS;
• formulaire de consentement (cliquer sur ce lien pour le télécharger);
• preuve de l’octroi de privilège de recherche du chercheur principal;
• contrat, lorsque applicable;
• tout autre document jugé pertinent ou nécessaire.

À noter : Il est conseillé au chercheur ou à la chercheuse de transmettre son dossier, même s’il est incomplet, dès la réception de la lettre d’un CER évaluateur acceptant d’évaluer son projet sur le plan de l’éthique, afin d’accélérer le traitement de sa demande.

Consultation de dossiers d’usagers

En vertu de la R-22.1 – Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (LRSSS) tout renseignement détenu par un organisme est confidentiel et, sous réserve du consentement exprès de la personne qu’il concerne, il ne peut être utilisé ou communiqué que conformément à la présente loi (2023, c. 5, a. 5.).

Tout chercheur voulant effectuer une recherche au CISSS de la Montérégie-Ouest doit se conformer à la LRSSS (SECTION II – CHERCHEUR 2023, c. 5, sec. II). Il peut communiquer avec le Guichet unique de la recherche pour obtenir des conseils sur la démarche.

Demande de lettre d’appui pour une demande de financement
Dans le cas de propositions de projets de recherche pour lesquelles un financement spécifique est demandé à un organisme subventionnaire, un chercheur peut solliciter une lettre d’appui du CISSS de la Montérégie-Ouest auprès du Guichet unique de la recherche.

Veuillez noter qu’une lettre d’appui de notre établissement ne fait pas office de lettre d’autorisation à commencer le projet de recherche. Dans tous les cas, le chercheur devra déposer une demande d’évaluation au Guichet unique de la recherche une fois le financement obtenu, et obtenir la lettre d’autorisation de la personne formellement mandatée pour l’autorisation des recherches dans notre établissement avant de commencer toute activité de recherche, incluant la sollicitation d’employés ou d’usagers.

L’examen de la convenance institutionnelle est sous la responsabilité de la personne formellement mandatée par l’établissement pour autoriser les recherches, qui s’adjoint les personnes requises selon le type de projet de recherche présenté.

Les considérations suivantes sont notamment prises en compte dans l’analyse de la demande :

• l’arrimage entre le projet de recherche et les orientations de l’établissement;
• la capacité et l’intérêt des équipes concernées à mettre en œuvre le projet;
• l’impact de la réalisation du projet compte tenu des autres activités de recherche en cours dans l’établissement, notamment en ce qui concerne la préoccupation de l’établissement d’éviter une sursollicitation des usagers;
• la disponibilité des installations, des équipements et des ressources humaines de l’établissement que le projet exige;
• l’adéquation entre l’environnement de recherche local et le projet proposé;
• les aspects contractuels et financiers du projet;
• les modalités de la gestion des médicaments, le cas échéant;
• les incidences de la contribution de l’établissement à une banque de données et/ou de matériel biologique constituée à des fins de recherche, le cas échéant.

Advenant un résultat positif à la triple évaluation, une lettre d’autorisation signée par la personne formellement mandatée pour autoriser les recherches dans notre établissement vous sera acheminée. Cette lettre d’autorisation permet de commencer le projet de recherche dans l’établissement.

Une lettre vous sera également acheminée dans le cas d’un refus.

L’équipe du service de recherche met en contact l’équipe de recherche avec la personne désignée par le directeur de la direction concernée au CISSS de la Montérégie-Ouest afin de soutenir l’équipe de recherche dans le démarrage du projet.

Elle s’assure également que les processus organisationnels sont connus et respectés par l’équipe de recherche.

Le service de recherche s’assure que des suivis sont réalisés périodiquement, selon la nature, les besoins et la durée du projet, auprès de l’équipe de recherche et des directions concernées.

En tout temps, les acteurs internes et externes impliqués dans le projet de recherche peuvent contacter le Guichet unique de la recherche pour des questions, commentaires ou mises à jour.

Il convient de rappeler que le chercheur est notamment responsable de :

• déposer toute demande de modification apportée à un projet de recherche au Guichet unique de la recherche et au CER évaluateur;
• assurer le suivi du renouvellement éthique de son projet de recherche et le faire parvenir a Guichet unique de la recherche;
• signaler rapidement tout incident, effet indésirable ou plainte reliés au projet de recherche auprès du Guichet unique de la recherche et auprès des autorités compétentes;
• se conformer aux lois, normes, directives, règlements, politiques et procédures internes et externes applicables, tant sur le plan scientifique, financier, administratif qu’éthique ainsi qu’aux règles relatives à la confidentialité des dossiers (ajouter un lien vers nos documents d’encadrement et documents utiles sur le site internet);
• répondre aux demandes et communications de l’établissement dans un délai raisonnable.

L’autorisation de réaliser la recherche peut être suspendue ou révoquée par notre établissement en cas de non-respect des conditions établies, des lois ou des documents d’encadrement applicables. Le CER évaluateur et les autorités concernées en seront alors informés. Par ailleurs, des sanctions peuvent être appliquées par l’établissement en cas de manquement à la conduite responsable et à l’intégrité en recherche.

Transfert de connaissance

L’offre de soutien au transfert de connaissances du CISSS de la Montérégie-Ouest (CISSSMO) vise à mieux accompagner les chercheurs faisant de la recherche au CISSSMO afin de faciliter le transfert de connaissances et personnaliser celui-ci. Le Service de la recherche joue ce rôle de pont entre les chercheurs et les équipes terrain afin de coconstruire un plan sur mesure de transfert de connaissances.

Fermeture du projet

À la fin du projet de recherche, deux fermetures distinctes sont requises :

1. Fermeture éthique : le chercheur doit demander la fermeture du projet de recherche au CER évaluateur.
2. Fermeture convenance/financière : le Guichet unique de la recherche prend note de la fin du projet de recherche et procède aux travaux en vue de la fermeture du compte, s’il y a lieu. De plus, le pôle de la recherche respecte l’article 16 de la LRSSS en ne conservant aucun renseignement qu’il détient au-delà de la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il l’a recueilli ou utilisé, sous réserve d’un règlement pris en vertu du deuxième alinéa, de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1) ou du Code des professions (chapitre C-26)( 2023, c. 5, a. 16.) en assurant une destruction sécuritaire des renseignements.