La Direction de santé publique (DSPublique) du CISSS de la Montérégie-Centre doit soutenir l’accès à des services de vaccination de qualité. Elle est responsable pour l’ensemble de la Montérégie de la gestion et de la distribution des vaccins du Programme québécois d’immunisation (PQI).

Ce site présente les outils et formulaires nécessaires à la gestion des vaccins auxquels la procédure régionale fait référence.

PROCÉDURE RÉGIONALE DE GESTION DES VACCINS

Tout répondant de la gestion des vaccins des sites de vaccination et toute autre personne impliquée dans cette gestion doit se référer :

• à la Procédure régionale de gestion des vaccins – Guide à l’intention des répondants de la gestion des vaccins des sites de vaccination en Montérégie, DSPublique de la Montérégie;
• au Guide des normes et pratiques de gestion des vaccins, MSSS.

Une formation développée selon le Guide des normes et pratiques de gestion des vaccins du MSSS est disponible en ligne. Elle doit être suivie par toute personne pouvant être impliquée dans la gestion des vaccins dans un site de vaccination.

Une liste de vérification permet de valider si le site de vaccination respecte les éléments essentiels de la gestion des vaccins.

Un plan de relève et des procédures internes doivent être mis en place par le site de vaccination.

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ENTENTE DE SERVICES CONCERNANT LA GESTION DES VACCINS AVEC LES ORGANISATIONS HORS CISSS

La DSPublique de la Montérégie doit soutenir l’accès à des services de vaccination de qualité et est responsable dans sa région de la gestion et de la distribution des vaccins du Programme québécois d'immunisation (PQI). Elle détermine le nombre de sites de vaccination nécessaires sur son territoire et précise les conditions en vertu desquelles ils pourront bénéficier des privilèges rattachés à leur participation au PQI, via l'entente de service signée entre le site de vaccination et la DSPublique (Circulaire 2021-013, MSSS).

Toute organisation hors CISSS de la Montérégie ​(à l'exception des pharmacies communautaires) qui souhaite devenir un site de vaccination et offrir les vaccins prévus au PQI doit remplir et soumettre le formulaire Demande d'autorisation d'un nouveau site de vaccination hors CISSS - Programme québécois d'immunisation. 

Après évaluation, la DSPublique de la Montérégie peut convenir ou non de signer une entente de services précisant les conditions en vertu desquelles le site peut bénéficier des privilèges rattachés à sa participation au PQI et les responsabilités de chacun. L’entente précise également les vaccins pouvant être commandés par le site de vaccination à la DSPublique.

Le signataire de l’entente est responsable d’assurer la mise à jour des coordonnées du site de vaccination, incluant celles des répondants de la gestion des vaccins.

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COMMANDE ET GESTION DES INVENTAIRES DE VACCINS

Le calendrier des dates de tombée des commandes et de livraisons mensuelles est envoyé au mois de mars de chaque année aux répondants de la gestion des vaccins des sites de vaccination. Il doit être conservé pour référence ultérieure, car il n’est pas accessible sur le site Extranet de la DSPublique.

Les Nouvelles directives pour la cueillette de commandes de vaccins au dépôt régional en période de pandémie doivent être suivies par les sites de vaccination, le cas échéant.

Un mémo pour la gestion des inventaires peut être affiché sur le réfrigérateur.

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ENTREPOSAGE DES VACCINS ET ENTRETIEN DU RÉFRIGÉRATEUR

Tout réfrigérateur utilisé pour l’entreposage des vaccins doit faire l’objet d’un entretien périodique, comme indiqué dans la procédure régionale et le guide des normes et pratiques de gestion des vaccins.

Il est indiqué de tenir un registre d’entretien du réfrigérateur.

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SURVEILLANCE DE LA TEMPÉRATURE

Les vaccins doivent être conservés entre 2 et 8°C en tout temps.

Peu importe le dispositif de surveillance utilisé, les températures actuelle, minimale et maximale doivent être relevées 2 fois par jour et inscrites sur les Relevés de températures, et ce, même si le réfrigérateur est relié à une centrale téléphonique ou est doté d’une alarme.

Tout dispositif de surveillance de la température doit être étalonné ou remplacé, selon le certificat d’étalonnage fournit par le fabricant.

Il est indiqué de tenir un registre d’entretien du dispositif de surveillance de la température.

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BRIS DE LA CHAÎNE DE FROID

Il y a bris de la chaîne de froid quand les vaccins sont exposés à une température en-dessous de 2°C ou au-dessus de 8°C.

Pour connaître la procédure en cas de panne électrique, se référer à l'annexe 11 du Guide des normes et pratiques de gestion des vaccins.

Pour connaître la procédure en cas de bris de la chaîne de froid, se référer à l'annexe 5 du Guide des normes et pratiques de gestion des vaccins.

Lors d’un bris de la chaîne de froid causé par une panne électrique, le répondant de la gestion des vaccins du site de vaccination doit, le cas échéant, communiquer avec Hydro-Québec pour obtenir la durée de la panne.

Le formulaire Demande d’évaluation des vaccins ayant subi un bris de la chaîne de froid doit être rempli et acheminé à la DSPublique, lorsqu’une température hors norme est relevée.

La DSPublique est responsable d’évaluer s’il faut conserver ou détruire les vaccins après un bris de la chaîne de froid. Mémo pour les vaccins mis en quarantaine à la suite d'un bris de la chaîne de froid.

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GESTION DES PERTES DE VACCINS

Vaccins périmés

La majorité des vaccins périmés peuvent être crédités au MSSS par les fabricants lorsqu’ils sont retournés dans les délais prescrits. Ces crédits contribuent à soutenir la vaccination au Québec.

Pour connaître la procédure de retour des vaccins périmés, se référer au verso du formulaire :

Déclaration des pertes

Tous les sites de vaccination sont tenus de déclarer à la DSPublique les pertes de vaccins suivantes :

• Une fiole ou une seringue cassée;
• Une fiole, une seringue, un applicateur ou un vaporisateur contaminé;
• Un vaccin préparé, puis jeté, parce qu’il n’a pas été administré;
• Un vaccin ayant subi un bris de la chaîne de froid, selon les recommandations de la DSPublique.

Pour connaître la procédure de déclaration des pertes de vaccins, se référer au verso du formulaire :

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ANOMALIE OU PROBLÈME AVEC UN VACCIN

Lors du constat d’un vaccin défectueux, endommagé ou dont l'aspect du contenu est douteux, il faut conserver ce vaccin entre 2°C et 8°C et appliquer la procédure en cas d’anomalie avec un vaccin.

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